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[其他] 和小秘沟通的邮件礼仪问题

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本帖最后由 farewell1999 于 2020-12-2 17:23 编辑 . 1point3acres

LZ看过一些英文邮件礼仪的文章后,对一些细节还不太明白,想向大家求助。
. check 1point3acres for more.
问题情景如下:
lz向小秘发邮件询问成绩单和GT成绩是否收到:

Dear Sir or Madam,

My name is XXX and I have just submitted my application to your Ph.D. program in Statistics. My Applicant ID is XXX. I mailed my official transcripts and requested ETS to send my GRE & TOEFL score sheets to XXX weeks earlier, but I don't know whether they have been delivered successfully. Could you kindly check it for me, please?

I appreciate your taking the time to address my questions. I look forward to hearing from you.
Sincerely,
落款

小秘第一次回信:

Dear XXX,

I see official GRE scores but not TOEFL scores. We can use the unofficial scores for now while we wait for the official scores to arrive.

Best,

没有回答成绩单的问题,于是lz回复:


Dear Ms. XXX,

Thank you for your prompt reply. I also mailed my official transcripts including my college course work and diplomas from my school. I would greatly appreciate it if you could please tell me whether you have received these materials.
Sincerely

小秘回复:
Staff are working from home due to Covid. Next time I’m in the office I will check.

到这里,我还需要回复表示感谢吗?不回会不会不礼貌,回了会不会太啰嗦?如果回复,还需要加上Dear Ms. XXX的称呼吗,还是像小秘第二次回复一样简单一句话就可以?谢谢大家!











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可以回可以不回,不影响什么。
礼貌回复单走一个Thanks加你的落款
不回复他也无所谓,小秘一天看几百封邮件,多数时候是记不得上下文的,你不回不必要的邮件,给他减少负担,也不是坏事。
(所以Re的时候带上前文内容很重要)

姓名称呼问题: 我自己习惯于第一封邮件就Dear Mr/Ms (last name),后面如果对方以first namr称呼你,之后就可以Hi (first name)称呼对方了。

补充内容 (2020-12-3 02:31):
Mr/Ms可加可不加,取决于个人习惯
有title尽量加,比如prof, dr.之类的。

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luo122174088 2020-12-3 01:56:37 | 显示全部楼层
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一般对于熟人可以直接Hi FirstName,对于不熟的可以Dear FirstName或者Dear [title] LastName (比如Dear Prof. XXX, Dear Dr. XXX,不过没太见过Dear Ms./Mr.)。对于楼主的情况应该不用回了,也是减少别人的工作量。

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