我的生活管理系统（一）｜把待办事项从脑子里搬出来

结合 Notion 与 GTD，管理工作、学习和家庭生活。

生活和工作中，我们每天都要面对很多事情：项目需要推进，邮件需要回复，家里的事务需要处理，还有想读的书、想学的课程。有时，让人疲惫的不只是事情本身，还有那种一直惦记着、担心遗漏，却又不知道该从哪里开始的感觉。

这些年，从销售转行做软件工程师，再到成为两个孩子的父亲，我一直在学习如何安排自己的时间和精力。慢慢地，我也摸索出了一套适合自己的笔记与事务管理系统。我想通过这个系列，结合自己的实践，分享如何利用笔记 App 和 GTD 的核心理念，管理生活、学习与工作。

关于我：从销售经理到软件工程师

大学毕业后，我的第一份工作是在中国长安福特的销售部门。一年多后，我有幸晋升为销售经理，每天都需要同时与八家经销商沟通，跟进销售业务和落实公司的各项新政策。那段时间，我经常往返于重庆的销售公司与北京的经销商之间，日程排得很满。

也是在这份工作中，一次偶然的机会，我发现 Excel 还可以通过编程来处理重复性的工作。出于好奇，我开始自己查找资料，一点点摸索着写程序，把学到的东西用在日常工作中。看着原本需要手动完成的事情，通过自己写的程序就能高效解决，我很有成就感。原本只是一次无心的尝试，却让我逐渐发现了自己对计算机的兴趣。

后来，我决定离开已经稳定下来的销售岗位，到美国攻读计算机相关的硕士学位。不过，在真正出发之前，又经历了一段更忙碌的准备期：白天继续做销售工作，工作之余准备 GRE、托福和留学申请材料。终于在大学毕业三年后，我如愿，到了美国的校园。

接下来的一年半，我把大量时间投入到计算机知识的学习中。除了本校的课程，我还学习了斯坦福、普林斯顿和 MIT 放在网上的公开课。这些课程帮我打下了扎实的基础，也开阔了眼界。直到今天，我仍然很感谢这些开放的教育资源，让我有机会免费接触世界一流大学的课堂。
硕士毕业后，我加入 Priceline，成为一名初级软件工程师（Associate Software Engineer）。在同事们的帮助下，我逐渐完成了从学生到工程师的转变。

在 Priceline 工作一年多、即将迎来晋升机会时，我开始思考，自己能否再向前走一步，进入更优秀的技术团队。当时，我关注到软件行业里常被称为“FLAG”的几家公司：Facebook、LinkedIn、Amazon（也有将 A 指作 Apple 的说法）和 Google。这些公司是许多工程师向往的雇主，也成了我希望挑战的下一站。我开始利用工作之余准备面试，希望看看自己能走多远。

在 Priceline 工作约一年半后，我顺利拿到了 LinkedIn 的录用通知，加入了这家当时蒸蒸日上的公司。刚加入 LinkedIn 时，身边同事的背景让我印象很深：有人毕业于哈佛、MIT、印度理工学院，也有人来自北大和中科大。当然，也有一些同事毕业于没有那么知名的学校，但是他们同样聪明、优秀，在工作中展现出很强的能力。真正让我喜欢这个团队的，是大家既有才华又友善，愿意分享知识，也愿意帮助别人。

除了日常工作，我们还一起在位于纽约帝国大厦的办公室举办讲座，一起庆祝中国新年，参与志愿活动：为纽约几所大学的学生提供就业建议，也帮助希望转行进入计算机领域的在职人士学习基础知识。

一晃，我已经在 LinkedIn 工作了近十年，也从软件工程师逐步成长为 Staff Software Engineer。

工作之外，我还有两个可爱的孩子。照顾他们、陪伴学习、支持他们探索各种兴趣，同样需要不少时间和心力。看着他们每天开开心心地长大，也是生活里让我满足的事情。

回头看，无论是兼顾工作与留学准备、转行学习，还是如今平衡工作与家庭，我都需要面对同一个问题：事情很多，怎样才能记得住、理得清，也真正往前推进？经过这些年的实践，我逐渐形成了一套适合自己的管理方法。这个系列，就是想把其中对我有帮助的经验整理出来，分享给有类似需要的人。

一、把事情从脑子里搬到一个可靠的系统中

David Allen 的《Getting Things Done》，帮助我形成了管理事务的核心原则。后文提到的 GTD，便是这本书提出的个人事务管理方法。其中一个让我很有共鸣的观点是：

大脑更适合思考，而不适合反复提醒自己还有哪些事没做。

如果把大脑比作一台计算机，那些尚未处理、又担心忘记的事情，就像一直在后台运行的程序。例如，你正在读书，突然想到“要给老师回邮件”；刚把注意力放回书上，又想起“保险还没处理”“周末需要买东西”。这些事情此刻并没有得到推进，却不断打断你的注意力。

我们可以把记录和提醒的工作交给外部系统，为思考腾出空间。用计算机里的术语来说，就是把这一部分负担“卸载”（offload）出去。
不过，仅仅写下来还不够。如果记录散落在不同的地方，或者写完之后再也不看，我们仍然会担心遗漏。一个可靠的系统，既能收下这些事情，也能通过定期回顾和必要的提醒，让它们在合适的时候重新出现在我们面前。这样，当我陪孩子、读书或专注工作时，就可以更放心地把注意力放在眼前。

二、根据时间要求，给任务安排合适的位置

把事情从脑子里搬出来之后，还需要考虑：它应该放在哪里，才能在需要的时候被看到？在我的系统里，我会根据任务的时间要求，把它们分成三类：1，有具体日期和时间；2，安排在某天做，但没有具体时间；3，暂时没有指定执行日期和时间。

任务类型	举例	我的安排方式
有具体日期和时间	周二下午 3 点参加会议；周六上午 9 点带孩子参加活动	放进日历，并根据需要设置提醒
安排在某天做，但没有具体时间	周二整理申请材料；周六购买生活用品	放进每日任务清单
暂时没有指定执行日期和时间	找一门感兴趣的课程；整理旅行照片	放进可以择机处理的任务清单

第一类，是我想在这篇文章里特别强调的：已经确定日期和具体时间的事情，应该及时加到日历上。

例如，预约好周三下午 2 点看医生，就把它记录在周三下午 2 点，而不是只在笔记里写一句“周三看医生”。记录时，我也会把地点、需要携带的材料等相关信息放在一起，并根据出发时间设置提醒。这样，到了需要行动的时候，就不用再翻找邮件或临时回忆细节。

日历也能帮助我看清一天已经安排了多少事情。准备接受新的邀请或预约时，先看一眼日历，就更容易发现时间冲突，判断自己是否还有余地。除了与别人约好的会议和活动，我为自己明确预留的时间，也可以放进日历，例如周日上午 10 点到 11 点做每周回顾。

至于第二类和第三类任务，它们没有固定的执行时刻，需要用清单来组织，并通过定期查看来决定何时推进。后面的文章里，这个系列以 Notion 为例，但其中的管理思路也可以用在其他笔记工具上。

下一篇：让系统真正运转起来

第一篇，我想先分享一个起点：把脑子里惦记的事情记录下来，其中已经确定日期和具体时间的安排，及时放进日历。这样，我们就不必一直靠记忆提醒自己，也能更清楚地看到时间已经安排给了哪些事情。

不过，记录只是开始。那些没有固定时间的任务，应该怎样整理、安排和跟进？下一篇，我会介绍 GTD 处理事务的五个步骤：收集（Capture）、理清（Clarify）、组织（Organize）、回顾（Reflect）和执行（Engage）。后续再结合 Notion，分享如何把这些方法落实到日常生活与工作中。

AI味儿太重了。。。

tldxk 发表于 2026-09-12 20:28:02
AI味儿太重了。。。

初稿是我自己写的，之后确实用了 AI 反复修改。这是我主动选择的工作方法。

这个系列讨论的是，如何用外部笔记系统 offload 大脑需要记忆的负担。有了 AI，我们还可以进一步 offload 一部分需要思考的工作，比如整理思路、调整结构和修改表达。这也是我用 AI 辅助写文章的原因。

记忆也好，思考也好，offload 的目的都是把大脑的精力留给更有价值的事情，提高效率。我更关心文章里的经验和方法是否有用；如果有具体的内容问题，可以直接讨论。

等这个系列写完，我会再开一个系列，分享如何利用 AI 分担思考的负担，让自己更专注于值得投入精力的事情。