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[J签证] J1开会报销向学校汇报

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学校国际学生office说，如果J1出去开会（美国和国际），如果有报销的话，需要跟他们汇报，这样他们可以composite letter给开会主办方。
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感觉这个很confuse呀，主办者应该也不知道自己需要这种letter吧？有大家的common practice吗？

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