分享套磁邮件的写作格式

套磁邮件的写作细节指导，感觉蛮有帮助的，转来与大家分享

【转自豆瓣】

去年秋季，参加了一次工作坊，主题是“大学的电子邮件礼节”。尽管当时颇有“醍醐灌顶”之感，但随后课业催人老，一直顾不上整理。后来学期结束，国内也有不少旧友正要面临邮件联系国外教授的问题，所以把这些玩意分享给大家。这些信息来自研究生写作中心，较为权威，可以放心实践。

　　内容很多，我只整理那些“醍醐”。因为这些是我自己犯过错误的地方。

1. 邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。

2. 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云）

　　Dear Dr. *** ／Dear Professor ***（***是姓）

3. 收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字（first name），那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要用正式称呼。不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的。

4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如：

　　My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford.

5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。

6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）。常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。

7. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。最坏最坏，也要用I wanted代替。

8. 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）。

9. 多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）

　　Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

10. 避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。

11. 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。

12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是：

　　Thank you, and I look forward to hearing from you.
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13. 落款之后的正式礼节问候是：Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

　　Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. A Workshop of the UCLA Graduate Writing Center. October, 2010.

starsmiling 发表于 2012-10-8 10:57
同想法。。。。而且觉得除了教授的称呼要多加重视，其他的好像有点太咬文嚼字了。。。。

一点都不咬文嚼字。这都是非常正常的表达。
如果没有用文中提到的礼貌说法，邮件就会显得非常rude 看信人会感觉很不舒服

用英文写email非常有讲究，陶瓷信只是第一步，做到礼貌是最基本的要求。
. 之后上学工作，email的写法要求更多，比如说什么时候能cc，什么时候不能cc，什么东西可以写在email里，什么不可以，如何婉转的表达自己坚定的立场，等等等等，很复杂，所以要从一开始就养成好的习惯。

不错不错，感谢分享

大家都这么写教授会不会觉得恶心啊。。

77777777 发表于 2012-10-8 09:38
大家都这么写教授会不会觉得恶心啊。。

同想法。。。。而且觉得除了教授的称呼要多加重视，其他的好像有点太咬文嚼字了。。。。

虽然有点担心，还是感谢分享！

给小蜜写信应该怎么称呼呢？

我居然开头没说自己的名字，而且结尾没谢谢！已经发出去一封了。。。。

楼主能不能多提供一些陶瓷邮件不容易被滤掉的方法？

这样看来，之前发的一些套磁信都挺不礼貌的啊。。。