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[自我提高 self improvement] 分享职场中如何提高communication,presentation能力

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我主要谈writing/presentation skills,因为讲提高口语的太多了。
我个人的writing skill大概是两年前加入现在的组迅速提高的,刚开始的时候全是语法句法错误,被老板改的自己都脸红了。到现在老板基本上不需要改,主要以提意见,改message为主。我写的一些presentations,有一些是给公司VP看的,所以对写作要求相当高。
1. 必须反复读,我工作中每写一封信都至少读三遍才发出去,如果是发给级别比我高的,至少五遍。写presentation,至少6个版本,曾经一个特大的项目,一共三十五个版本,也是跟我老板反复校对,花了几十个小时的结果
2. 开始写之前必须先想好几点。一,为什么写;二,写给谁,他需要知道什么;三,最后想要什么样的结果
3. 以上几点想好了,就开始列内容。通常来讲,需要agenda , background, ask/key message, analysis/ results / conclusion, next steps, appendix。不同的用途,不同的观众,会议的长短,对内容都有很大的影响
4. 开始填内容。不管是那一部分,都要想到你的观众的反应,能不能达到你想要的效果。记住, less is more
5. 如果大体都写好了,就是反复读的过程,通常这个时间最长,有时候回头一看,自己觉得不对劲,可能会重新写。如果再跟老板一研究,可能会全部推翻重写。有经验的人的意见非常重要,别人的角度,你可能考虑不到

如果你是需要present的话,下一步就是自己练习演讲. 每一页的slide,我都会单独再写上notes,通常来讲,如果是非常正式的presentation,notes和presentation的内容可能不太一样,因为notes是你自己想要get through的unofficial message。如果非正式的话,可能presentation的内容会和自己的message比较吻合。说实话对于演讲者来说,practice好了,即使presentation不是那么完美,也是可以成功的。反过来如果不是天生的演讲者,presentation就非常重要。我大老板经常练习几十遍,如果是非常重要的会议。我没那么用功,因为我也不需要再那么高级别的会议上讲话。但是每次会议前,我都会写key messages,尤其我如果是主要发言的人。

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Wonder_Dong 2019-11-12 06:52:50 | 显示全部楼层
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读phd时候老板着重培养的就是presentation能力, 现在工作经常开会跟各种人present都比较轻松,所以可以略说一二[求米求米~~]
*最最重要一点,知道自己的audience是谁,ta们有什么样的background。因为只有知道了这一点,你才能最大程度的让大家听明白你在讲什么,能够很好的follow你。有了这个idea,你在准备presentation的时候就可以根据观众的知识储备和层次,你就可以有侧重的去准备。比如有些knowledge你就要多介绍一下,有的太深了就用浅显的方式讲。
. From 1point 3acres bbs* 列出outline。这个楼主已经讲了,我觉得要补充的就是在练习presentation前期,你可以采用outline, introduction, bullet point 1, 2, 3, conclusion这样的方式,因为一来好掌握技巧,二来大家也好follow,因为结构清晰。但是当你已经present很多次了,就可以尝试一个flow下来,module之间用语言衔接起来。
* slide上只出现你要提到或者讲到的东西!切忌出现很多图表或者文字你提都不会提一下,只是为了证明你做了很多工作。这只会让大家confuse。
*slide上字体大小要合适,尽量多Key words, instead of paragraphs。如果有图表可以代替文字,那也可以使用图表。
*写每一个slide的note,多练习,如楼主所说。这个写的时候可能有点正式,在练习的过程当中可以逐渐调整,变得更自然一些。一定不要小看这一步!!即使办公室里最伶牙俐齿的美国白人妹子,在正式的presentation之前也会这样做,然后练习很多遍。所以更别说母语不是英语的我们了。
* 注意语速。这一点常常被大家忽略。有的时候准备的熟练就容易说的很快,或者有时间要求的时候也容易赶。但是其实稍微慢一点语速,更给人从容不迫的感觉。再一次注意,做presentation是让别人更容易明白你做了些什么,有哪些贡献,不是来炫口语或者罗列高深的公式。
* 注意互动。如果有些互动的问题,或者小笑话这种就更好了。眼神的互动, 肢体语言也很重要。
* 提前预想大家会有什么问题,并进行准备。presentation并不是全部,积极应对准备followup question也很重要。如果你的presentation做的很好,但是followup question要是好多答不上来也会大大扣分。

就这样,希望对大家有帮助!

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太二 2019-11-11 02:45:23 | 显示全部楼层
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我也觉得工作中communication和presentation很重要,尤其在美国的职场中,我的工作每隔几个月都要做一个比较大的technical presentation,我觉得那段时间对我的帮助非常大。。
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mavisln 2019-12-24 00:48:38 | 显示全部楼层
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我觉得presentation skills主要靠多练,多听别人怎么engage audience, 学习别人是怎么样组织节奏和内容的。我自己刚开始做presentation时最大的问题(可能也是很多新人的问题):- 语调很无趣。很多时候我就想着赶紧讲完就算,语调很像念书,再加上一边讲一边回忆我自己要讲什么,不会像平常说话聊天那样自然。解决办法就是提前练,不说从头到尾背下来,但是要尽力熟练内容,看到slide就能立刻想起来要讲的点,只有这样才会有额外的精力注意自己的表达方式和语调。目光一定要停留在观众身上,确保他们的注意力集中在内容上而不是神游或者有疑问。可以时不时的问一句 any questions?或者说下自己personal的想法来engage他们。
- 停顿节奏很重要。和上一点一样,想着灌输内容不在意听众有没有接受。这点的解决方法是要想办法break down句子,如果意识到自己说了一个很长的句子(非example),下一句要用短句子emphasize main point,避免别人听了lost,不知道你在讲什么。说每个部分的时候要确保逻辑联系起来,不时提醒观众我之前讲了什么,和现在有什么关系。如果逻辑顺畅的话讲的人和听的人都会轻松很多。
- know your audience. 知道你的听众他们希望得到什么。比如说做一个analysis,可能有的老板希望知道你的analysis有没有做back testing,是不是valid,而有的老板注重tech details,为什么用这个model,还有的老板只关心analysis的结果entail了什么样的business impact。平时多和同事聊一聊,观察老板们每次提问/要求的侧重点,这点自然而然就会catch up上。

一定要向你觉得做得好的presentation speaker学习!比如说我知道自己做不来很幽默的,穿插很多jokes的那种,所以我的目标就是make my presentation as conversational as possible, 我就会观察我们组里哪些人的presentation是这个风格的,schedule casual 1-1 with them and ask for feedbacks/suggestions for my presentations. 这个的前提是,他们要听过你的presentation,并且要让他们知道你希望学习的点在哪里。我想大多数senior people都会愿意帮助你的。
. From 1point 3acres bbs
最后,向老板要求practice presentation skills的机会!!!

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may8889 2019-11-10 11:57:34 | 显示全部楼层
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很实用的方法,楼主很努力!谢谢分享
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你老板真好!建议都很实用哎,感谢分享!
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2tackle 2019-11-11 02:19:52 | 显示全部楼层
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楼主老板真的人好啊。很棒的分享,希望楼主继续加油!
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xiaobei0545 2019-11-11 04:39:16 | 显示全部楼层
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感谢主楼的宝贵经验
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QueenieV 2019-11-11 05:17:37 | 显示全部楼层
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忒儿 2019-11-12 11:18:05 | 显示全部楼层
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