XtalPi招聘行政经理

一、岗位职责

1. 职场运营管理

• 负责北美site办公场地日常维护，包括设施设备管理、空间规划、环境优化及安全合规检查，确保舒适高效的办公环境。
• 协调物业、保洁、IT等外部服务供应商，处理突发问题（如设备故障、场地租赁事务等）。
• 支持客户来访参观（接待、布场、协助客户订餐及交通）

2. 差旅与后勤支持

• 统筹北美地区员工差旅安排，包括机票预订、酒店住宿、交通接驳及费用报销审核，优化差旅流程并控制成本。

3. 资产与物资管理

• 建立分公司固定资产台账，定期盘点清查，确保资产安全及合理使用；管理办公用品的采购、库存及发放.

4. 采购执行协助

• 配合中国总部采购部，在北美本地筛选供应商、谈判价格、跟进订单交付，确保采购任务按时落地.
• 整理本地供应商资料，反馈市场价格信息，为总部决策提供数据支持。

5.职场活动落地及运营

• 配合HR侧落地内部活动，组织员工参与并进行相应的运营
• 支持内外部场地协调及准备（包括外部活动供应商寻源及采购）

6. 跨部门灵活支持

• 机动性协助其他部门处理非技术性事务。
• 主动识别各部门需求，提供高效行政支持，保障业务顺畅运转。

二、任职要求

1. 工作经验

• 2-3年北美地区行政、运营或综合支持类工作经验，熟悉当地职场环境及行政事务流程（如美国合规政策、供应商管理、差旅系统操作等）。

2. 文化与合规认知

• 了解美国文化、职场习惯，熟悉当地法律法规，能避免文化冲突并确保合规操作。
• 具备跨文化敏感度，擅长在中美团队间进行高效沟通与协调。

3. 核心能力

• 语言能力：中英文流利（书面及口语），可作为工作语言处理文件、邮件及会议沟通。
• 沟通协作：超强的跨部门沟通能力，善于倾听需求并推动问题解决；具备团队合作精神，能主动支持他人。
• 多任务处理：适应快节奏、高灵活性的工作模式，可同时处理行政、采购、跨部门支持等多线程任务，抗压能力强。
• 细节与执行力：注重细节，具备出色的计划与执行能力，能独立完成资产盘点、费用审核、采购跟进等工作。