在申请opt extension的时候 护照快过期 要如何给USCIS写解释信

目前正在申请opt extension， 1/14/21 EAD卡过期，护照2月份过期；刚刚收到纽约总领事说12/16号可以发出换护照的相关文件。 然后算上放假啥的， 我觉得新护照在1/14前大概率不可能到的， 还是不要赌这个概率了。

所以我咨询了一下地里的童鞋和学校advisor，说写个解释信就可以了，advisor说之前有人就这样搞定了， 但是没问到模版和方法。
advisor说最好把和大使馆的交流邮件翻译一下带上， 我可不可以Google翻译一下， 显得我没有私自更改email。 感觉advisor说得好像很简单的样子。
所以想问问大家有类似情况，然后是怎么写这个信的。

非常感谢！

请问楼主最后这个解释信怎么写的，可以交流一下吗TT？