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[自我提高 self improvement] 【意见征集】职场中遇到过哪些presentation和communication方面的问题?

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地里的旁友们大家好,
我最近在总结一些职场交流方面的tips,需要大伙儿帮忙分享一些现实工作中的例子:大家平时在做presentation,demo,pitch或者在面试等时候,有没有遇到自己准备了辛辛苦苦素材,但是对方听完像是耳边风一样,既不感兴趣也不重视的情况?或者是作为听众,看了别人给的talk的东西自己依然一头雾水?

是因为演讲中给的数字太杂太抽象?或者是介绍了半天产品研发的经历但是没有提到底对公司有什么用途? 还是slide画面整的太晕眩?欢迎分享各种具体的例子!(比如在对别的组展示自己团队的成果,做demo,给同事/上司描述自己做的项目的时候。)

如果您已经是公司大佬,听到自己手下的人汇报工作,有没有犯什么常见的表达的问题,导致大家交流不畅?

欢迎踊跃提供,在此多谢!




补充内容 (2020-6-26 17:52):
给原帖补充:征求大家亲身经历的,值得吐槽的低效presentation或者talk案例,让你觉得左耳朵进右耳朵出,或者根本听不到你想要的重点 etc。👌

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may8889 + 1 给你点个赞!
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本帖被以下淘专辑推荐:

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大头小小头大 2020-6-26 20:33:26 | 显示全部楼层
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不是IT业的,但是可以讲两个例子。
我管的一个项目,定期可以让底层的individual contributor有在executive meeting里面做presentation的机会。
有一次在某个milestone,我让两个有重大贡献的人做好准备三天后present。
一个是华人,一个是印度人,都是美国护照了。
印度人的活是commercial型的立马跟我开始联系,我就把之前更高级别的经理做的一个非常棒的ppt发给他修改一下成自己的版本了。做commercial有这个优势,总会有别人做好的模板可以用。
华人的活是R&D型的,我发信之后过了两天才跟我联系,问我需要什么。我说一张ppt,你有5分钟时间讲你做啥,然后他就给我发了一个全文字的ppt过来。那些技术细节必须是R&D的人才懂,executive就算懂也不感兴趣呀。我想先调整一下结构弄好看点,才发现文字竟然是以图片形式粘贴上去的,而且是他修改了两次以后还是以图片形式粘上去的。我只好临时跟他开了个会,让他一边讲,我一边提问,最后把大量的技术细节总结成executive能理解并且能看出他的工作重要性的三句话,弄了个好看的格式,才算应付过去。
到了那天会议,印度人不光讲了自己做了什么,还感谢了这位华人和其他team的协助。这位华人则是就事论事了。

这其实不是华人特有的问题,欧洲人做R&D的也会有这种问题。之前的公司有个专门给我们做开发的外包商,出了问题被escalate到我们的executive级别了,这事本来不是我管,但是供应商跟我很熟,所以在他们跟executive去开会之前我让他们来先给我present一遍。跟上面那位华人同样的问题,也是技术细节太多,十几页的ppt,最后一页才讲到他们已经把问题解决了。我说你这不行的,我们的executive没有一个是技术出身的。然后我给了他们一个模板,开篇是executive summary,陈述这次出了什么问题,主要症结在哪里,已经解决到哪个地步;然后把问题拆为三个部分,什么地方真的有问题,什么地方是纯communication造成的misunderstanding,目前供应商内部谁都在负责哪块,联系人email,预计解决日期,需要我司哪些帮助,以及我司内部谁是直接联系人,是否已经在帮忙了。这样的presentation,我司的executive看了就安心了。

职场系列欢迎看我的系列主题文章,但我觉得我写得最好的是被反对最多的那篇。

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yuhsi830513 + 1 很有用的信息!
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mavisln 2020-6-27 10:29:21 | 显示全部楼层
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本帖最后由 mavisln 于 2020-6-27 10:34 编辑

谢谢lz开帖,这个问题我特别感兴趣。我的工作内容和做presentation密切相连,基本上每两个月就有一个大型/重要的presentation需要面对。

一些我学到的tips/feedback:
- 语言不是问题,我相信能在本地企业工作的语言至少都说的大家能听懂。但是我们非母语者/包括母语者刚开始做presentation的时候都会一口气往下讲,不会停顿。这样作为听众来说很累,很容易走神,并且不知道重点是哪里。即使讲的时候不断的recap之前的内容建立联系,但是在没有停顿的时候听众依然会一头雾水。
- 开始的时候讲的细致一点,慢一点,让听众进入状态。要给足够的context再进入detail information,不然一上来就非常technical观众很容易跟不上的。
- 做ppt的时候多加图,多讲结论,多讲impact,highlight数字,不要有大片的文字。最好是数字+bullet points,讲的时候把他们讲成paragraph。
- read the room & audience。如果present给固定的一群人的话,次数多了就会对听众有了解。老板A喜欢听结论,不爱听过程,老板B只关心对公司的impact如何,老板C总是从用户角度考虑。
- 做正式的presentation之前多找组员/小老板沟通,还要找不懂tech的人来练习一遍。第一是接受各种听众的feedback - 不懂tech的人会告诉你哪里你讲的不够清楚,组员在你pre是提出的问题可以加到script里面,免得正式讲的时候频频被打断。从听众的角度出发,猜猜他们会问什么问题,这样说话的时候顺带cover掉这些问题和回答,免得别人打断你讲述的节奏。第二是自己来讲自己做的东西难免会有思维跳跃,比如说A到B到C,很有可能在讲的过程中就直接从A到C了,别人的feedback可以帮你发现这个问题,改进flow和上下逻辑的连贯性。

另一些feedback但是我还没能做到的:
- 如何平衡technical和business。我自己的presentation经常会被老板说太technical了,这样会让别人失去兴趣。比如说我手上的project是建模分析一个东西,正常的process应该就是问题-data-scope-results-tech details-wrap up,但是我自己很难拿捏tech details要讲到什么程度。。
- 还有一个就是幽默感。其实和第一个一样,怎么让presentation变得有趣和conversational,而不是高高在上的一个人讲下面观众面无表情,达到这点还有很长的一段路要走。。。

最后最重要的,千万别照着script读,一听就能听出来的。宁可多练习几遍也不要照着读!

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chenrj941011 + 3 哇好棒!学习啦!!
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nyxx0613 2020-6-27 07:18:00 | 显示全部楼层
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做ux的,工作有一般时间是进行各种不同level不同形势的presentation。
1. 想让人engage最基本的一条是换位想想你的audience想听什么,在乎什么,然后把你的内容根据观众作出调整。同一个项目,给peer讲可能注重技术细节,给小老板讲可能注重你做了什么,怎么解决问题的,给大佬讲可能就重点说你给公司解决了什么问题。 给外行的人讲,可能就讲个框架,说了细节也听不懂。一个小技巧是,如果要讲某个领域很专业的问题,可以用一些大家常见的例子做类比,就可以让人很快的get到你要说什么。
2. presentation的逻辑要连贯,我一般遇到前一页在讲一个事,下一页忽然跳到另一个事的时候就会一头雾水。我一直follow的比较好的大致的framework就是,问题是什么--》我们已知什么,constraint是什么-》解决方案什么-》细节讲解决方案-》 next step
3. 作为设计师,我的slides上是不会出现一段话的。字多了,听的人就会去看字,一个是看一段字就很累然后然后漏掉你说了什么。如果漏掉重要信息后面就接不上了。如果你留意过一个conference的演讲,很多人一页上面就一个照片,一句话,或者一个emoji (emoji非常好用)
4. 很多小技巧可以提高presentation的趣味性,比如开头给大家提个问“How many of you....”, 中间穿插一个真实的故事,slides中放一些meme。 多看看ted的演讲就会发现其中的一些套路。还有听到同事做的有意思的presentation 都会可以琢磨一下哪里做的好,下次自己可以试试。

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duanmupeiyi + 20 很有用的信息!

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icesnowsun 2020-6-27 00:20:09 | 显示全部楼层
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加米加米~~
在一个全美国人的环境里工作。部门很nice,但是和其他部门合作会出现很多有趣的事。
. From 1point 3acres bbs
一次开会:我对面一个AF 大姐几秒钟看一次手机,焦躁不安,眼神暗示。哈哈哈~后来知道四点以后她要接孩子。
——所以想让听众专注时间点很重要

一次开会: 不知道为什么开会开着一个老教授开始描述五十年代美国科技。BALALA~我亲眼看到那个站在幻灯片旁边的白人小姐姐开始翻白眼
——所以开会不能扯太远,活跃气氛也要和主题相关

...
我发言的时候最讨厌devil‘s advocate
因为我比较菜

今天我和188米还差71...米米米

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大头小小头大 发表于 2020-06-26 05:33:26
不是IT业的,但是可以讲两个例子。
我管的一个项目,定期可以让底层的individual contributor有在executive meeting里面做presentation的机会。
有一次
你那篇被反对得最多的估计是因为刺痛了不少人的心。很多人心态就是,做不到,那是客观原因,我自身没问题(好了,我觉得我这估计也会惹来一大堆反对)

order很重要,简洁也很重要,我好几次跟我老板说,别放那么多文字在PPT上,他就说,哎呀,那些没能参加会议的人估计看图看不明白,结果导致我组里present被听众诟病,你们怎么老读PPT文字😅

R&D做presentation是最难的,怎么把事情说得三岁小孩都听得懂但又不会有偏差。看过一些人为了简化内容,找了biased的内容来塞在PPT里面,为了说得high level,结果变成了连concept都是错的。问题是大多数时候听众也不一定会去深究,其实能把R&D说得既到位又exciting那是不容易的,很多时候我都是先跟底下用户额外过一遍,保证他们已经有所了解,然后才会在大的会议上说high level

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忘了喂 + 1 有理的总结
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sunyuzheng 2020-6-27 02:31:42 | 显示全部楼层
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看这里:https://www.1point3acres.com/bbs/thread-647097-1-1.html

能总结的有效tips基本都被总结了

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 楼主| 忘了喂 2020-6-27 03:53:53 | 显示全部楼层
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sunyuzheng 发表于 2020-6-27 02:31
看这里:https://www.1point3acres.com/bbs/thread-647097-1-1.html

能总结的有效tips基本都被总结了

感谢分享!不过本帖的侧重点不是沟通soft skills,而是工作学习中见到的那种很低效的presentation以及教授/同事给的talk中大家经常遇到的问题, 关于如何展示自己的项目,知识的;

导致观众没法engage不感兴趣,听完以后没有达到预定效果的情况。
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 楼主| 忘了喂 2020-6-27 04:00:06 | 显示全部楼层
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cutekitty 发表于 2020-6-27 01:07
你那篇被反对得最多的估计是因为刺痛了不少人的心。很多人心态就是,做不到,那是客观原因,我自身没问题 ...

没错,R&D对于外行是最抽象的,内容简化和准确性之间的平衡是难点.

如果cutekitty能举具体一点的某个在简化R&D到high level中的困难的例子就再好不过了!这样我可以更具体的分析一下  :D
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sunyuzheng 2020-6-27 04:12:25 | 显示全部楼层
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忘了喂 发表于 2020-6-27 03:53
感谢分享!不过本帖的侧重点不是沟通soft skills,而是工作学习中见到的那种很低效的presentation以及教 ...

这是其中关于presentation的tips:
Think if you had just 3 minutes, what would you say?
5 Ws – why, what, who, when and where?
Answer a question directly, e.g. starts with “yes” or “no” before elaborating.
Focus on things that are impactful, e.g. why is this information important?
Always include data, e.g. what’s the expected business or customer impact?. check 1point3acres for more.
Practice – if you bump into your VP in the pantry, and he says, “how’s it going with…..?”, what would you say in 3 sentences?

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hxtang 2020-6-27 05:01:26 | 显示全部楼层
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我见过的一个常见问题是speaker多少希望在presentation里表现出自己技术很厉害,不小心就讲得很technical。
但是听talk的老板其实在乎的是能解决什么org level的问题(很多时候不是那么技术的),听talk的同事在乎的可能是有什么对自己工作有帮助的(所以也不怎么在乎你是怎么厉害地做到了这点)

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spearous 2020-6-27 05:49:24 | 显示全部楼层
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本帖最后由 spearous 于 2020-6-27 05:54 编辑
cutekitty 发表于 2020-6-27 01:07
你那篇被反对得最多的估计是因为刺痛了不少人的心。很多人心态就是,做不到,那是客观原因,我自身没问题 ...

ppt里面有注释(note),完全可以添加解说词在注释区域里,不用加在正文里。然后可以打印几份,打印的时候连带每页的注释。然后看目标受众,可以提前分发;也可以在门口备好一摞,如果有人有兴趣,可以自取。这样就照顾到每个人了。

然后当你选择播放幻灯时,播放给外接屏幕的是你的幻灯,而笔记本屏幕显示的是时间计时,幻灯列表,本张注释,和下一张幻灯缩略图。这对于新手很友好。
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