本文主要讲技术人员怎样跟Executive们开会。在IT业技术人员可能大多数是做开发的人,制造业里也会有一些是生产、采购、运输、维护等团队的底层员工。所有的presentation skills培训第一条都是know your audience,所以我们今天先来了解一下Executive每天都在做啥,关心啥。
二,弄清楚跟Executive开会的背景和其他与会人员是谁
首先理解Executive为什么会跟底层技术人员开会:
1 公司管理得好,对有杰出奉献的人才会给visibility
2 对直接下属有所怀疑,探探底层情绪
3 想定期接下地气,了解自己平时看不到的东西
4 怀念自己以前工作的那栋楼了
5 有裁员计划.google и
对于1的类型,是Executive手下的人决定送谁去走秀。对于2的类型,Executive一定是听到了什么风声,例如员工主动离职率太高。3是好领导,懂得Gemba的道理。4真的有,跳槽前找个借口去怀旧的。5有良心的Executive带着自己的HR business partner和Controller去开个town hall,遗憾地表示近期我们revenue和profit都下降了。这三位一体的阵容,就是让大家赶紧上外头找工作吧。
1,2,和3都是底层技术人士表现的机会。但是,每个的话题都不一样。
1一般是让你去讲what did you do, what did you achieve, what is the impact,如果上司经常让你这么做,一般是因为你被列为high potential了,当然也有激励其他组员竞争心理的目的。如果组员几乎每个都能轮到这种机会,那就仅仅是管理水平高了。
2的情况,由于制造业不比IT业,招人周期长。所以一个团队短期内纷纷走人,并且在exit interview时对上司有怨言的,这个团队会获得Executive的关注。. .и
3也是你表忠心,获得培养和提拔的机会,但是不会一蹴而就。
以下具体讲一下这三种情况怎么开会。 1 上司给你visibility
首先要提前准备。这种一般是在项目里有杰出贡献,上司要显示一下自己的团队厉害,同时抬高自己。那么你的direct manager是帮助你把presentation内容polish到最好的绝对帮手。定一个30分钟的会议,首先感谢老板,然后拿出你做好的ppt draft问老板应该怎么改。老板一般会说,太technical了,然后告诉你,她心目中你做出的贡献,无非就是你的解决方案能给公司省钱/省时间/增加利润。具体是在这三个方向里的哪个,通常上司心里是最有数的,但也有可能不太确定,这个时候你要问:我是不是应该去问一下财务的某某/产品经理/市场部的人?上司一般会给你个名字让你去问,下一步就是写email,同时cc给上司:
亲爱的某某,
我上司某某某说某数据你最清楚,我能不能跟你开个30分钟的会,你的calendar是updated吗?
然后就是跟对方定下来会议时间,拿到数据,填充到ppt里面。
第二步,跟上司确认一下你的audience,是专门针对你们项目、上司会需要做个整体介绍的会议,还是有很多其他项目的人?Executive是专门管你们的,还是会有其他部门的executive,也就是对你们的情况不太了解的?你上司是第一次参与这个会议,还是每次都在的? ..
你提出这些问题,对于第一次去参加这个Executive会议的上司,也会很有帮助,她可能突然意识到,自己也要为不了解情况的其他Executive做个铺垫,然后就跑去找她的上司商量了。此时,你在上司心中的分量+1升大米。
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再之后就是反复练习你的5分钟演讲,做到流畅、有重点、有停顿,不是monotone也不是非常高速地讲话,这些是presentation基本技能,网上很多的,我就不重复了。如果不是很确定,可以跟上司练习一遍。如果演讲不是你的强项,那么需要跟不同的人反复练习。首次得到executive level exposure的人容易紧张,那么练习的时候可以找一个让你紧张的人练,例如你想追却不敢追的对象。这是给对方一个帮助你变好的机会,你对对方的信任会让她十分感动,也许你们从此就在一起了。注解:看我的完美老婆package贴。
这个时候,很多技术牛人要问:我真的不能在Executive面前炫耀一下我的技术能力吗?
我的观点是,除非你的audience都是已知的狂热技术迷,还是不要炫太高深的东西了,毕竟你只有5分钟时间。这5分钟如下分配:
0 min 上司叫你出场
1 min 先说Thank you上司。然后,尽管上司已经介绍了你的名字,还是重复一下你的名字好让大家记住。简单介绍一下你的title,你在这个项目里承担的责任是什么,做了多久了。你的结果对KPI或利润的影响, and next I will explain how I achieved this。
2-3 min 然后回溯你什么时候发现这个问题,你找了哪些方法,最后你像爱迪生一样发明了电灯。这是一个讲故事的过程,你想象一下如果你要跟你奶奶说你的这段经历,怎么讲?不要太夸张,但是可以稍微戏剧性一点,有一点跌宕起伏,前提是诚实。一个好的故事能给Executives留下对你的深刻印象。
4 min 你的results和impact,简单重复你对利润的影响。
5 min 像领奥斯卡一样感谢上司的指导,同事的帮助,I must say that everything is a result of team work. (哪怕内斗很厉害,违心也要讲的套话。)Thank you for giving me the opportunity to present here, I am open for questions, or you can send me questions off-line。
根据情况,有些人会有问题,但一般不会有。此时,你可以优雅退场了。
如果有其他不直接管你们的Executive在的场合,presentation内容的安排难度会略大,但是是极好的日后换组的机会。这些Executive不一定弄懂了你说的是啥,但是会觉得你技术厉害、会讲故事、有teamwork精神。如果准备得比较精细,甚至可以在讲故事的环节,就根据你事先查到的这些其他Executive的职能和他们的portfolio里的项目内容“顺手”提一句I believe this solution would be beneficial in abc types of situation, but I would need more information to confirm that hypothesis. 当然,这个“顺手”要做得巧妙,不让自己上司觉得你是想换组了!我之前在做关于市场的report的时候,都会顺手提一句我做的某某对sales能有哪些帮助,因为commercial executive手下的marketing和sales经理通常都会在同一个会议里出现,这样我在marketing做完presentation了,又会收到sales团队邀请去他们自己的会议里present。这些都是上司给你安排的工作之外的额外功夫,我在Bamboo ceiling贴提过,想升职是不能只靠做好你被安排的工作的,你要能start something new!我一般都会直接答应这种邀请同时cc给我上司,字里行间意思是“老大,我给你涨脸去”。 . Χ 2 上司不被信任,Executive查水表
这种情况通常是上司的上司想找底层员工1:1,但由于之前没有安排过隔层定期1:1,或者害怕底层对目前的经理太过忠诚,为了做得不太明显,可能会安排成让整个团队都一起report工作的模式,面对面探探气氛。通常发生在上司的上司改朝换代,或者有员工离职的时候告了上司一状。这种情况可能有两个目的:了解换人难度,选择提拔对象。
三,除了讲故事的能力,还要注意一些讲话的艺术
网上有很多关于讲话的艺术的具体文章,这里就不细讲了,只提跟Executive开会的几个原则:
1 尽量只讲positive的不讲negative的,尤其是要多讲其他人的好话。(人都不爱听坏消息,所以管理得好的公司有例会上bad news first的agenda item,强迫大家第一时间把问题讲出来免得拖到火烧眉毛了才暴露。)如果对你是难得的出头露面的机会,当然要有拿到奥斯卡奖的笑容和感恩;万一Executive自己提到坏的方面,你要表示觉得这是一个learning opportunity for me and for my team。. 1point 3acres
2 如果话题是要提problem,一定要提出自己建议的solution。你的solution不需要完美,但是能展示你的积极态度,当然这个solution当然也要事先征得上司同意。重复:never surprise your boss。
3 这是1的延续,平时跟自己的上司也要尽量不抱怨。有些文化,例如德国文化,喜欢抱怨,但在美企你不能这么做。我跟一个business development的骨干技术员哥们开会,他不停地抱怨我司的产品不行,战略不行,各种不行。但是他的产品线是我们近年来销售增长最快的产品线,所以他一定做得很出色,所以每当他抱怨了一个不行,我就问他,那你是怎么把这个产品卖出去的呢?他就说他面对顾客的疑问的时候用的应答台词,每一句都精彩得让我鼓掌叫绝。我说哥们,你跟Executive汇报都怎么说?他说他从来没有被点名去Executive meeting汇报。我估计,这就是因为他的美国上司觉得这小子满嘴抱怨,不敢让他去Executive面前亮相了。
我想了想,一些简单的negotiation句式也许能缓和。如果连这些句式都没用,那我也没招了。
在对方提出来一个观点,你反对的情况下,这么说:
先夸对方:
I really like your insight into this matter, your method would greatly benefit aaa and bbb, I'd love to put that into practice.
然后用AND句式,注意绝对不要用but:
AND in order to take your proposal forward, it seems to me that mmm and nnn would be a prerequisite.
最后用WHY DON'T WE句式:
Why don't we first start with mmm and nnn? This could help achieve your goal faster.
.google и
总之就是:
要反对之前,先夸对方;
用AND,不用BUT;
用Why don't we句式提出你的意见。因为如果对方找不出理由,就得按你说的做了。
大头小小头大 发表于 2020-06-28 08:04:41. check 1point3acres for more.
在制造业美企,Product Manager的主要功能是做Market research看顾客要什么不在乎什么,研究competition landscape,跟上级制定market entry st